"スモールサクセス"から始めた、Assured活用の社内巻き込み術

阪本様：
私はPMO室で、オペレーションエンジニアリングのマネージャーを務めています。一人目のPMOとしてプロダクトの課題解決に取り組む中で、自らも約6年間、セキュリティチェック対応に携わってきました。

現在はマネージャーとして、セキュリティチェック対応の体制・フローの構築と運用を担当しており、業務時間の約50％をこの対応に充てています。

阪本様：
現在、月に約20〜30件のセキュリティチェック対応があります。以前は現場のマネージャーが対応していたため、通常業務に加えて週に何時間も時間をとってしまうことが課題になっていました。それを、私たちPMO室で一次対応をするようになり現場の負担は減少していきまた。

しかし、それでも事業拡大に伴い年々セキュリティチェックの数は増えており、お客様からのセキュリティの要件も厳しくなっているため、現状の体制では対応をし続けることが難しく、更なる対応改善が必要になっていました。

有馬様：
リスクマネジメント室としても、セキュリティチェック対応にかかる工数や、その対応が特定の人に偏っている状況は課題だと感じていました。何か対策が打てないかと模索していたところで、阪本さんから「Assuredをもっと活用できないか」と相談を受けました。

そこから、セキュリティチェック対応の工数削減の一貫としてAssuredの活用促進を組み込むことになりました。

阪本様：
個別のセキュリティチェックシートへの回答を代替する手段として、セキュリティチェックの一次対応にAssuredの共有レポートを活用するため、まずは社内フローの整理と、営業部門への周知を行いました。

以前からAssuredは導入していたのですが、回答マスタへのデータ入力に留まり、その後の活用が進んでいませんでした。特に、実際にお客様とやりとりをする営業部門には、「Assuredをどのように活用すれば良いのか」が十分に浸透していなかったんです。

有馬様：
そこで、「わからないからやらない」という状況を解消するために、Assured導入の全体フローを改めて整理し、営業部門とも連携を取りながら再構築しました。

具体的には、以下の対応を実施しました。 

• 営業担当が各フェーズで何をすべきか示す使いと、メール文例などのテンプレートを作成
• 社内の運用に合わせた承認フローをSlack上で仕組み化

Slackのワークフロー内容

さらに、社内のセキュリティチェックの依頼フォーマットに、「Assuredを案内したか」という項目や、「案内できなかった場合の具体的な理由」について記載する項目を設け、今後の運用改善につなげられるようにしています。

有馬様：
「やるべき」「やった方がいい」と思ってもらうために意識したポイントが大きく2つあります。

1つ目は、「三方良し」であることをしっかり伝えること。

2つ目は、スモールサクセスを作り出すことです。

1つ目について、Assuredを活用いただくことは、プロダクトチームの回答者だけでなく、お客様・営業担当の皆さんにとってメリットがあるということをあえて繰り返し伝えていました。

説明会は、情報量が増えすぎないように10分〜15分程度に絞ったシンプルな構成にしました。資料は後から見返すことや一人歩きをすることを前提に作成しました。事前にFAQなどの想定問答集も準備することで、質疑応答の際にも安心感と納得感をもってコミュニケーションを取れるように工夫しました。

実際の説明会資料の一部

２つ目のスモールサクセスについてですが、新たな取り組みに対して現場の皆さんは不安を感じやすいものです。そこで、まずは中小企業のお客様を担当しているチームの会議でこの取り組みを紹介することから始めました。中小企業のお客様向けのセキュリティチェックは、設問数が比較的少なく、Assuredの共有レポートでお客様のご要望に応えられる可能性が高いと考えたためです。

予想通り、一定のお客様には受け入れていただくことができたため、「Assuredのレポートでセキュリティチェックが完了できるんだ」という成功体験を営業メンバーに実感してもらうことができました。この小さな成功体験が、その後の全社展開に向けた大きな推進力になったと感じています。

有馬様：
ポジティブな反応がほとんどでした。

特に不安が大きいと予想していた大手向けの組織への展開においても、事前に大手企業のグループ会社などで成功事例をいくつか積んだ上で持ち込むことができたため、比較的抵抗なく受け入れてもらえました。

また、「チェックシート対応の約25％をAssuredに代替する」という具体的な目標を事前に共有していたことも、大きかったと思います。「すべてをすぐに切り替える必要はない」「断られることもある」という前提があったことで、たとえ一度提案がうまくいかなくても、次の企業で提案してみようという前向きな気持ちに繋がりやすかったと思います。

 

阪本様：
ワークフローの中で、Assuredの案内状況とその理由を確認するようにした結果、営業担当が自己判断で「案内できない」と判断してしまっているケースが一定数あることがわかりました。

「まずは約25％削減を目指す」という目標があったからこそ、そうした思い込みも払拭され、挑戦しやすくなったのではないかと思います。

 

有馬様：
もちろん最初のうちは、営業の方々から多くの細かな質問が寄せられました。しかし、それも想定内でしたので、「困ったことがあれば、いつでも遠慮なく連絡ください」とお伝えし、こちらからも積極的にフォローアップの声かけを行いました。

初期対応には多少の工数はかかりますが、疑問点を丁寧に解消しておくことで、その後は自然と問い合わせの数も減っていきました。

有馬様：
各組織の特性にあわせて現場への落とし込みを図ることです。組織文化や体制はそれぞれ異なるため、経営会議 → マネージャー → 現場メンバーと段階的に説明するなど、情報共有の仕方を工夫しました。後のフォローに多くの時間を費やすより、最初に時間をかけて理解を得る方が、結果的に効率が良いと考えたからです。

全社一斉に告知することもできますが、うまく活用されなければ「使えなかった」という印象だけが残り、再チャレンジが難しくなります。だからこそ、「まずは使ってみよう」と思ってもらえるような働きかけを重視しました。

阪本様：
これはAssuredに限った話ではありませんが、PMO室からの全社アナウンスは、以前から課題として挙がっていました。組織が拡大するにつれて、どうしても1対多の一方通行のコミュニケーションになりがちで、受け手側の反応が見えづらいんです。

今回のように、有馬さんを中心に各組織に合わせた丁寧な説明を実施できたことが、Assuredの活用促進にもつながったと感じています。

阪本様：
結果として、現在は約3割のお客様にAssuredのレポートをご活用いただいています。一部、追加のご質問をいただくこともありますが、以前は数十問もの質問に答える必要があったものが、数問程度に絞られるケースも多く、助かっています。

セキュリティチェック数管理のダッシュボード

また、取り組みの成果をわかりやすく示すために、セキュリティチェックシート対応に関するデータを事前に可視化していたことも効果的でした。

現場のマネージャーたちは、以前からチェックシート対応業務に相当な負担を感じていましたが、具体的なデータがないため課題として共有しづらく、改善に踏み出すのが難しい状況でした。そこで、「実際にこれだけの負荷がかかっている」という客観的な根拠としてデータを整えておいたんです。

さらに、施策の効果を説明する上でも、前後の比較に使える定量的な指標があることで、社内における説得力も格段に増しました。

阪本様：
今回の取り組みを振り返ると、ポイントは大きく3つあると思います。

1. チェックシート対応のデータ化
2. いきなりの全社展開はせず、スモールサクセスを狙う
3. 組織体制に合わせて、初期段階から丁寧な案内を行う
    

また、細かいことではありますが、隙あらば積極的に社内でAssuredを宣伝することも意外と重要だと感じています。いろいろな場面で目にすることで、少しずつ社内の意識が変わり、浸透につながっていったと感じています。

阪本様：
セキュリティチェックは、お客様に安心してサービスを利用していただくための大切な業務だと思っています。

だからこそ、Assuredがより広く普及し、「Assuredのに登録された情報を確認すれば安心して使える」と思ってもらえる世界を実現してほしいですね。

 

有馬様：
社内ではすでに、従来のセキュリティチェック対応にかかっていた工数が着実に削減されつつあると感じています。今後は、お客様がAssuredの掲載情報を参考にする時に、サポートされる機能やフォローがあるとより両者にとってセキュリティチェックがスムーズになると思います。